Schritt 8: Auf- und Abbau planen.
Planen Sie genug Zeit für den Auf- und Abbau Ihres Events ein. Erstellen Sie einen genauen Aufbauplan, in dem alle Gewerke mit ihren Aufbauzeiten eingeplant sind. Am besten stellen Sie diesen Plan allen Projektbeteiligten zur Verfügung.
Bedenken Sie, dass Sie die Location bereits für den Aufbau anmieten müssen und eventuell Wachpersonal benötigen. Die Stromversorgung sollte bereits in diesen Zeitraum gewährleistet sein.
Der Abbau nimmt erfahrungsgemäß wesentlich weniger Zeit in Anspruch als der Aufbau. Aber besonders bei komplexen Veranstaltungen sollten Sie auch für den Abbau eine Planung vornehmen und diese mit allen Gewerken abstimmen.
Schritt 9: Einladen und werben.
Wenn jetzt alles so weit steht, ist noch etwas Wichtiges zu klären: Wie werden die Gäste eingeladen und wie schaffen Sie insgesamt Aufmerksamkeit für Ihr Event?
Ein sehr frühzeitiges Save-the-Date ist unbedingt zu empfehlen! Die eigentlichen Einladungen sollten mindestens 4 bis 8 Wochen vor dem Event beim Adressaten sein.
Anzeigen und Berichte in der (Fach-)Presse sowie Web-Banner sind Möglichkeiten, um für größere Veranstaltungen wie etwas Kongresse Publicity zu bekommen. Überlegen Sie dabei, was Sie mit Hausmitteln bewerkstelligen können, zum Beispiel einer Grafikabteilung, und für was Sie besser eine PR- und/oder Werbeagentur einschalten.
Schritt 10: Regie definieren.
Einer muss am Veranstaltungstag den Hut aufhaben und sicherstellen, dass die geplanten Abläufe eingehalten werden. Das können Sie selbst oder ein von Ihnen Beauftragter sein. Fakt ist: Regie ist ein Fulltime-Job, daneben bleibt keine Zeit für etwas anderes. Wenn Sie persönlich in das Event eingebunden sind, sei es als Vortragender oder Ansprechpartner für die Gäste, delegieren Sie die Regie!
Schritt 11: Reinigen.
Das Event ist vorbei, die Arbeit aber noch nicht. Denn je nach Location kann es vorkommen, dass Sie selber für die Reinigung verantwortlich sind. In diesem Fall müssten Sie noch einen entsprechenden Dienstleister einplanen.
Schritt 11 + 1: Gottvertrauen. Wird schon.
Und wenn Sie für Ihr Event dann noch die perfekten Möbel und schicke Bodenbeläge suchen, finden Sie bei JMT eine riesige Auswahl, mit Design-Anspruch und Top-Service.