Event-Check für Einsteiger.

 

Sie müssen ein Event organisieren, etwa einen Kongress, eine Festveranstaltung oder einen PR-Termin? Dann hilft Ihnen unser Event-Check dabei, einzelne Bausteine zu identifizieren und erfolgreich zu koordinieren. So kommen Sie Schritt für Schritt zu einem überzeugenden Ergebnis.

 

 

Am Ende wird es sowieso immer knapp. Deswegen ist es um so wichtiger, dass Sie sich großzügig Zeit für die Planung einräumen. Wie viel genau, hängt von der Art und Größe der Veranstaltung ab, aber im allgemeinen würden wir mindestens 3 bis 6 Monate vom Beginn der Planung bis zum Abwickeln des Events ansetzen.

 

Definieren Sie die Hard Facts und Bestandteile des Events. Wie lange soll es dauern? Wie viele Teilnehmer sollen es sein? Sind Redner vorgesehen? Gibt es ein Showprogramm? Wie soll die gastronomische Versorgung aussehen? 

Auf Basis eines solchen Grobkonzepts lässt sich ein notwendiges Budget definieren und damit eine für alles Weitere entscheidende Weiche stellen.

 

 

Checken Sie die am geplanten Event-Ort vorhandenen Locations. Denken Sie daran, dass es nicht nur auf die Größe ankommt, sondern auch auf die Lage. Ausreichende Parkmöglichkeiten oder die Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln können für den Erfolg einer Veranstaltung entscheidenden Faktoren sein.

 

 

Prüfen Sie, ob die Technik vor Ort Ihren Zwecken genügt: Sind Licht- und Tonanlage ausreichend dimensioniert? Gibt es Möglichkeiten zur Einspielung von Filmbeiträgen? Falls die Technik nicht passt, muss das nicht unbedingt gegen die Location sprechen, sondern lediglich für den Einsatz eines technischen Dienstleisters, eines Beleuchters oder Veranstaltungstechnikers.

 

Sollen in der Location Logos und/oder Bildelemente platziert werden, dann binden Sie zeitnah ihre grafische Abteilung oder Werbeagentur in die Planung ein – auch wenn es um begleitenden Materialien wie Broschüren oder Filme geht. So etwas lässt sich meistens nur schlecht von einem Tag auf den anderen aus dem Boden stampfen.

 

 

Wenn es ein Rahmenprogramm geben soll, müssen auch hier rechtzeitig die Weichen gestellt werden. Soll etwa Musik abgespielt werden, ist die Frage der GEMA-Gebühren zu klären. Künstler, Musiker und Moderatoren können Sie über Agenturen und Portale im Web finden und buchen. Gehen Sie davon aus, dass Prominente erstens teuer und zweitens kurzfristig meistens ausgebucht sind.

 

 

Buffet? Tischbedienung? Kleiner Imbiss oder 5-Gänge-Menü? Das hängt ganz von der Art der Veranstaltung ab. Falls die Location keinen geeigneten gastronomischen Service anbietet, buchen Sie einen Caterer hinzu.

 

Planen Sie genug Zeit für den Auf- und Abbau Ihres Events ein. Erstellen Sie einen genauen Aufbauplan, in dem alle Gewerke mit ihren Aufbauzeiten eingeplant sind. Am besten stellen Sie diesen Plan allen Projektbeteiligten zur Verfügung.

Bedenken Sie, dass Sie die Location bereits für den Aufbau anmieten müssen und eventuell Wachpersonal benötigen. Die Stromversorgung sollte bereits in diesen Zeitraum gewährleistet sein.

Der Abbau nimmt erfahrungsgemäß wesentlich weniger Zeit in Anspruch als der Aufbau. Aber besonders bei komplexen Veranstaltungen sollten Sie auch für den Abbau eine Planung vornehmen und diese mit allen Gewerken abstimmen.

 

 

Wenn jetzt alles so weit steht, ist noch etwas Wichtiges zu klären: Wie werden die Gäste eingeladen und wie schaffen Sie insgesamt Aufmerksamkeit für Ihr Event?

Ein sehr frühzeitiges Save-the-Date ist unbedingt zu empfehlen! Die eigentlichen Einladungen sollten mindestens 4 bis 8 Wochen vor dem Event beim Adressaten sein.

Anzeigen und Berichte in der (Fach-)Presse sowie Web-Banner sind Möglichkeiten, um für größere Veranstaltungen wie etwas Kongresse Publicity zu bekommen. Überlegen Sie dabei, was Sie mit Hausmitteln bewerkstelligen können, zum Beispiel einer Grafikabteilung, und für was Sie besser eine PR- und/oder Werbeagentur einschalten.

 

 

Einer muss am Veranstaltungstag den Hut aufhaben und sicherstellen, dass die geplanten Abläufe eingehalten werden. Das können Sie selbst oder ein von Ihnen Beauftragter sein. Fakt ist: Regie ist ein Fulltime-Job, daneben bleibt keine Zeit für etwas anderes. Wenn Sie persönlich in das Event eingebunden sind, sei es als Vortragender oder Ansprechpartner für die Gäste, delegieren Sie die Regie!

 

 

Das Event ist vorbei, die Arbeit aber noch nicht. Denn je nach Location kann es vorkommen, dass Sie selber für die Reinigung verantwortlich sind. In diesem Fall müssten Sie noch einen entsprechenden Dienstleister einplanen.