Je nach Veranstaltungsart sollte eine Form der Akkreditierung berücksichtigt werden.
Die Akkreditierung ist eine Art "Check-in" und ein Part des Teilnehmermangements.
Um den Gästen lange Wartezeiten zu ersparen, sollte die Akkreditierung gut geplant werden und reibungslos ablaufen.
Um den Gästen lange Wartezeiten zu ersparen, sollte die Akkreditierung gut geplant werden und reibungslos ablaufen.
Bei der Planung sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:
- Gibt es eine Gästeliste?
- Gilt Ihre Veranstaltung einem ausgewählten Teilnehmmerkreis?
- Sind alle Gäste im Vorfeld schon registriert?
- Haben die Teilnehmer eine Einladung oder ein Ticket vorliegen, mit dem sie sich verifizieren?
- Sollen Ihre Gäste ein Namenschild tragen?
- Bereiten Sie diese im Vorfeld vor?
Eine einfache Form der Akkreditierung ist schon das Abhaken einer Teilnehmerliste, oder das Kontrollieren der Eintrittskarten/Einladungen. Darüber hinaus gibt es unterschiedliche Softwares für Teilnehmermanagement, die auch die Abwicklung der Akkreditierung ermöglichen. Es gibt sogar Systeme die in Verbindung mit einem passenden Drucker direkt vor Ort Namenschilder in Sekundenschnelle produzieren.
Die Akkreditierung sollte der erste Anlaufpunkt für Ihre Gäste sein und daher in der Veranstaltungslocation gut sichtbar platziert werden.
Wählen Sie das Personal mit Bedacht aus. Ihr Team sollte über den Veranstaltungsablauf gut informiert sein und auf alle Fragen (Garderobe, WC, Taxi) gut vorbereitet sein.